Weiterführende Informationen für die Beantragung von SSR-Nummern

Wie wird die SSR-Nummer beantragt?

Schritt 1: Registrierung des Antragstellers

Die Beantragung der SSR-Nummer beim BfS und die Übermittlung der dafür nötigen Daten ist gemäß § 170 Absatz 4 Satz 4 StrlSchG sicherzustellen vom

• Strahlenschutzverantwortlichen oder
• Verpflichteten nach § 131 Absatz 1 oder § 145 Absatz 1 Satz 1 StrlSchG oder
• Verantwortlichen nach § 115 Absatz 2 oder § 153 Absatz 1 StrlSchG.

Die Beantragung der SSR-Nummern kann entsprechend delegiert werden, z.B. an den Strahlenschutzbeauftragten oder an die Personalabteilung. Zur Vereinfachung wird im Folgenden ausschließlich vom Antragsteller gesprochen.

Als Antragsteller rufen Sie die gesicherte SSR-Internetseite https://ssr.bfs.de auf und machen folgende Angaben zu Ihrer Person:

• Familienname, Vornamen des Antragstellers
• Geschäftsadresse des Antragstellers
• Betriebsnummer (§ 18i SGB IV) des Beschäftigungsbetriebs des Antragstellers (optional)
• E-Mail-Adresse des Antragstellers (personenbezogen, keine Gruppen-Adresse)

Nach Überprüfung der Angaben erhalten Sie an die angegebene E-Mail-Adresse die Zugangsdaten für Ihr Profil, über das Sie sowohl Ihr Profil verwalten als auch aktuell und in Zukunft per Webanwendung SSR-Nummern beantragen und Daten übermitteln können.

Schritt 2: Datenübermittlung

• Option 1: Webanwendung (Mensch-zu-Maschine-Schnittstelle)

  Diese Option ist vor allem dann gut geeignet, wenn Sie als Antragsteller SSR-Nummern für eine geringe Anzahl an Beschäftigten beantragen wollen. Bei dieser Option erfolgt die Übertragung der Datensätze durch direkte Eingabe der Daten (siehe "Welche Daten sind an das BfS zu übermitteln?") durch den Antragsteller über die bereits oben beschriebene SSR-Internetseite. Dafür benötigen Sie lediglich eine Internetverbindung und einen Webbrowser. Sie können die Daten manuell per Tastatur in eine Dialogmaske innerhalb der Webanwendung eingeben. Alternativ können Sie in die Dialogmaske eine Datei (XLSX/CSV-Format) einlesen. Die Spezifikationen für die Dateneingabe finden Sie in der Datei Spezifikationen für die Nutzung der Webanwendung (inkl. XLSX/CSV-Datei) für Antragsteller von SSR-Nummern. Die ausgegebenen Datensätze werden ebenfalls über die Dialogmaske angezeigt und sind über die Webanwendung als Datei (XLSX/CSV-Format) speicherbar.

• Option 2: Webservice (Maschine-zu-Maschine-Schnittstelle)

  Diese Option ist vor allem dann gut geeignet, wenn Sie als Antragsteller SSR-Nummern für eine größere Anzahl an Beschäftigten beantragen wollen. Die Übertragung der Datensätze zwischen dem Betrieb und dem BfS erfolgt bei dieser Option mit Hilfe einer sog. SOAP-Webservice-Schnittstelle. Nähere Informationen dazu finden Sie in dem Artikel Spezifikationen für die Nutzung des Webservices.

  Mit Hilfe dieser Schnittstelle können Funktionen des Strahlenschutzregisters direkt an das interne IT-System auf Seiten des Betriebs angebunden werden. Beispielsweise könnte ein Betrieb sein ERP-System so anpassen lassen, dass im Rahmen des regulären Einstellungsprozesses bei Bedarf eine neue SSR-Nummer automatisch generiert wird.

  Der eigentliche Programmieraufwand ist im Regelfall gering, da der erforderliche Programmcode mit geeigneten Programmier-Tools aus der Schnittstellenbeschreibung automatisch generiert wird. Es ist jedoch vorteilhaft, wenn auf Seiten Ihres Betriebs ein IT-Dienstleister mit Kenntnissen im SOAP-Webservice zur Verfügung steht.

  Für vorab durchführbare Tests des Webservice kann Ihnen vom BfS eine Testumgebung und Testdaten zur Verfügung gestellt werden. Bitte wenden Sie sich bei Interesse per E-Mail an: ssr@bfs.de

Was ist bei der Dateneingabe zu beachten?

• Plausibilitätstests bei der Dateneingabe:

  Während der Dateneingabe durch den Antragsteller wird eine automatische Plausibilitätsprüfung der eingegebenen Sozialversicherungsnummern und Personendaten durchgeführt (mittels Prüfziffer, semantische Prüfung). Fehlerhafte Eintragungen bzw. Datensätze werden dem Antragsteller mit einem entsprechenden Vermerk über die Webanwendung bzw. über den Webservice zurückgemeldet.

• Vorgehen bei Eingabefehlern oder Stammdatenänderungen:

  Wurden bei der Beantragung einer SSR-Nummer Eingabefehler begangen oder haben sich zu einer strahlenschutzüberwachten Person Datenänderungen ergeben, so können Sie diese über das SSR-Portal zur Beantragung einer SSR-Nummer (https://ssr.bfs.de/ssrportal) nach Freischaltung durch das BfS korrigieren. Dies ist auch dann möglich, wenn die SSR-Nummer bereits von einem früheren Arbeitgeber beantragt wurde. Anschließend können Sie das korrigierte SSR-Zertifikat nach kurzer Bearbeitungszeit über das Portal abrufen. Dabei bleibt die ursprüngliche SSR-Nummer erhalten.

• Vorgehen bei Namensänderung, z.B. nach Heirat oder Scheidung:

  Bei einer Änderung des Vor- bzw. Familiennamens (z.B. nach Heirat oder Scheidung oder im Rahmen einer öffentlich-rechtlichen Namensänderung) ist ein Korrekturvorgang über das SSR-Portal von unserer Seite empfohlen, aber nicht zwingend notwendig. Es genügt, wenn der neue Vor- bzw. Familienname (zusammen mit dem unveränderten Geburtsnamen und der unveränderten SSR-Nummer) bei der nächsten Dosimeter- oder Strahlenpassbeantragung der entsprechenden Messstelle bzw. Registrierbehörde übermittelt wird. Bei der darauffolgenden Dosis- bzw. Strahlenpassmeldung durch die Messstelle/Behörde an das Strahlenschutzregister wird der neue Vor- bzw. Familienname dann automatisch im Strahlenschutzregister übernommen, sowie die Zusammenführung der entsprechenden Personenbeschreibung im Strahlenschutzregister gewährleistet.

  Achtung: Eine Datenkorrektur der beim Strahlenschutzregister hinterlegten Stammdaten ist in diesem Fall dennoch empfehlenswert, um Missverständnisse in nachgelagerten Vorgängen, in denen die SSR-Nummer benötigt wird, zu vermeiden. Zum Beispiel wird häufig bei der Beantragung von Strahlenpässen von der zuständigen Behörde die Vorlage des SSR-Zertifikats gefordert und ein Datenabgleich mit einem offiziellen Ausweisdokument der überwachten Person durchgeführt. Zur Datenkorrektur siehe „Vorgehen bei Eingabefehlern oder Stammdatenänderungen“.

• Mehrfacheingabe:

  Der Vorgang zur Übermittlung der Personendaten des Beschäftigten und Erzeugung der SSR-Nummer sollte nur einmalig für jeden Beschäftigten erfolgen. Wird eine Sozialversicherungsnummer (bzw. ausländische ID-Nummer) versehentlich ober absichtlich mehrfach eingegeben (z.B. nach Betriebswechsel des Beschäftigten oder bei Verlust der SSR-Nummer), so wird kein neuer Eintrag in der Datenbank angelegt und eine entsprechende Fehlermeldung zurückgegeben.

  Ähnliches gilt für den Fall, dass die SSR-Nummer ausschließlich auf Basis der Personendaten erstellt wird (Typ C). Hier wird bei der Eingabe überprüft, ob die Personendaten bereits in der Datenbank existieren. Wenn dies der Fall ist, wird kein neuer Eintrag erzeugt und eine entsprechende Meldung zurückgegeben.

Wie werden die Daten zurückgegeben?

Im Rahmen der Datenausgabe können Sie die Datensätze als XLSX-Datei aus der Webanwendung heraus lokal abspeichern. Der Webservice gibt die entsprechenden Daten als Resultat zurück. In beiden Fällen wird zusätzlich für jede einzelne Person ein eigenes PDF-Dokument zum SSR-Nummer Zertifikat erzeugt (speicherbar aus der Webanwendung heraus oder automatisch mittels Webservice mitgeschickt). Es dient als persönliches Dokument zur SSR-Nummer zum Verbleib beim Beschäftigten und muss daher von Ihnen als Antragsteller entsprechend personenbezogen zugestellt werden.

Zudem müssen die Beschäftigten über die Hintergründe und Bedeutung der SSR-Nummer informiert werden (z.B. im Rahmen einer Strahlenschutzunterweisung).